Eisenhowerova matica, dobre usporiadané myšlienky, pravidlo 4D, ale aj pracovné telefonáty na čerstvom vzduchu. Aj vďaka týmto zásadám sa ľudia z biznisu dokážu popasovať s množstvom práce a správne si nastaviť pracovné priority.
Niekedy je však práce toľko, že sa musíme absolútne sústrediť a nenechať sa vyrušovať žiadnymi vonkajšími vplyvmi. Ľudia z biznisu, na ktorých sme sa obrátili, majú svoje tipy a triky, ako dosiahnuť čo najvyššiu efektivitu. Tu sú ich odporúčania.
Alexander Jančo, CEO Packeta na Slovensku
Alexander Jančo, CEO Packeta na Slovensku Foto: Miro Nôta
Pracovný čas si organizuje podľa Eisenhowerovej matice, kedy si rozdelí úlohy podľa dôležitosti a urgencie. Na riadenie úloh využíva rôzne programy od nástrojov Microsoftu 365 až po Asanu na správu projektov.
Filtruje, čo je dôležité
„Na dosiahnutie vytýčeného cieľa je dôležité neustále prehodnocovať úlohy aj výsledky,“ hovorí Alexander Jančo. A pridáva ešte jednu radu: „Ako riaditeľ firmy, ktorá rastie každým rokom dvojnásobne, som sa musel zmieriť s faktom, že niektoré úlohy pre časovú zaneprázdnenosť nestihnem dokončiť. Preto používam ‚sito‘ – zameriavam sa na 20 % úloh, ktoré zabezpečia 80 % výsledkov.“
Na správy a telefonáty má vyhradený čas
V situácii, keď v práci naozaj nechce byť nikým rušený, sa jednoducho zavrie v kancelárii, na emaily, telefón či správy z Teams reaguje iba vo vyhradenom čase.
„Je potrebné udržiavať sa v nastavení, že vy ste pánom svojho času. Ľudia častokrát ‚visia‘ celý deň na emailoch a telefóne, organizujú zbytočne dlhé porady, alebo sa takýchto porád zúčastňujú. Ich reakcia je ‚koľko veľa toho za deň zvládnem‘, ale na konci dňa vykážu len slabé výsledky,“ hovorí Jančo.
Oddychuje pri športe a práci okolo domu
Ako dodáva, jeho najväčším šťastím je, že má prácu, ktorá ho napĺňa a dodáva mu energiu. „Ak by to tak nebolo, už dávno by som asi vyhorel. Svoj voľný čas sa snažím tráviť s rodinou, najmä so 4-mesačnou dcérkou, ktorá mi svojimi úsmevmi dobíja baterky,“ hovorí.
Ak práve nepracuje okolo domu, oddýchne si pri rôznych športoch. „Cestu do práce si rád spríjemním audioknihou alebo dobrou hudbou,“ vysvetľuje.
Andrea Bartoňová Ferancová, spoluzakladateľka fondu Espira Investments
Andrea Ferancová Bartoňová, spoluzakladateľka fondu Espira Investments Foto: Ondřej Pýcha pre Forbes Slovensko
Ako hovorí Andrea Bartoňová Ferancová, efektivita a organizovanie vlastného času je celoživotná úloha, pretože sa nám v priebehu života menia premenné. Sama sa snaží o maximálnu efektivitu, aby stihla vybalansovať súkromný a pracovný život.
Skoro ráno si prečistí hlavu v parku
„Keď sa potrebujem sústrediť, najlepšie je pre mňa byť sama. Čím mám na úlohu menej času, tým viac sa dokážem sústrediť,“ hovorí investorka. „Rada vstávam skoro ráno, a keď sa mi podarí medzi 6-7 hodinou vybehnúť von do parku, tak mi ten deň nejak lepšie funguje. Pomáha mi zosumarizovať si ráno v hlave najdôležitejšie veci a úlohy pre daný deň a usporiadať si priority.“
Telefonáty vybavuje počas chôdze
Ako ďalej prezrádza, počas lockdownov si osvojila novú rutinu. „Všetky telefonáty, ktoré musím urobiť, si zapíšem do aplikácie TO DO list. Keď mám tých telefonátov urobiť aspoň päť, vyberiem sa so slúchadlami niekam von, kde nie sú autá, a tam telefonujem v pohybe. Lepšie sa mi rozmýšľa a všetko, čo je dôležité, zaznamenám rovno do mobilu.“
Okrem vybavených telefonátov a vyriešených úloh to má aj pozitívny efekt na zdravie a kondíciu: „Za posledný rok mám nachodených v priemere 18-tisíc krokov za deň.“
Peter Both, spolumajiteľ Berlin Brands Group
Peter Both (vľavo) a Dominik Brichta, Berlin Brands Group. Foto: Miro Nôta pre Forbes Slovensko
Peter Both spoločne s Dominikom Brichtom rozbehli úspešný e-shop pod názvom Electronic star, ktorý je už dnes súčasťou medzinárodného holdingu Berlin Brands Group.
Odstrihne sa od všetkého
Peter pre Forbes prezradil, že keď sa potrebuje naplno sústrediť na prácu, vybookuje kalendár, odhlási sa z tímového chatu aj mailu, mobil prepne do letového režimu, v kancelárii zatvorí dvere a v prípade vyrušenia striktne odmieta všetky žiadosti.
Ako hovorí, lepšie sa mu pracuje v tichu, hudba ho skôr ruší. Nezabudne sa preklopiť do režimu „offline“, vypnúť sa zo všetkých sociálnych sietí, čo platí takmer všeobecne počas celého pracovného dňa.
Pomáha prechádzka, poznámky aj zmena prostredia
„Pokiaľ ide ‚len‘ o premýšľanie, pomáha prechádzka na čerstvom vzduchu. Poznámky si zapisujem alebo nahrávam,“ hovorí Peter Both. Ak ide o dlhodobejšie a strategickejšie úlohy, využíva zmenu prostredia.
Prácu si delia na bloky
Vo firme platí, že čas si organizujú striktne podľa kalendára. „Definujeme si bloky počas dna: kedy máme ‚focus time‘, kedy máme mítingy, kedy sa venujeme operatíve. Mítingy máme naplánované poobede a rána vyčlenené na produktívnejšiu a analytickejšiu prácu,“ hovorí .
Na plánovanie externých porád používajú nástroj calendly.com. Okrem toho majú prepojené súkromné a pracovné kalendáre, aby nedochádzalo k prekrývaniu naplánovaných udalostí a termínov.
Pravidlo 4D
Za dôležitú považuje aj priorizáciu. „Ideme princípom 4D: každú úlohu buď ihneď vykonáme (do), delegujeme (delegate), vyčleníme si na ňu čas v kalendári na neskôr (defer), alebo jednoducho neriešime (delete),“ vysvetľuje Peter.
V inboxe má nastavené efektívne pravidlá priorizácie a redukcie mailov (napríklad udelenie zvýšenej priority emailu podľa odosielateľa). A napokon, ako spolumajitelia firmy sa s Dominikom Brichtom snažia dať svojim ľuďom čo najviac právomocí a nevyjadrujú sa ku všetkému, čo sa vo firme deje. Na manažment projektov a všeobecný prehľad používajú Asanu.
Juraj Gago, spoluzakladateľ a CEO Simplicity
Juraj Gago Foto: Ondřej Pýcha pre Forbes Slovensko
Základom efektivity je pre Juraja čistá myseľ. „Prvý krok je zadefinovať si, čo chcem dosiahnuť, a čo pre to spravím. Skrátka, potrebujem mať usporiadané myšlienky, aby som sa mohol sústrediť.“
Šport a písanie ako psychohygiena
Juraj rád športuje, ako hovorí, šport je preňho ideálna psychohygiena. „Nie vždy sa však dá vybehnúť do kopca či skočiť do bazéna a občas sa stane, že ani tieto aktivity mi nepomôžu. Vtedy si celý chaos v hlave napíšem na papier,“ hovorí.
Po prečítaní sa vraj sám občas čuduje, čo všetko naraz rieši. „Takto sa mi veci viac usporiadajú a rozjasnia. Nie nadarmo sa vraví, že si treba občas upratať aj hlavu. Jedine s čistou hlavou viem byť efektívny. Šport, papier a pero sú moje nástroje,“ uzatvára Juraj Gago.
Našli ste chybu? Napíšte nám na [email protected]
