Horiace termíny, mnoho povinností, nedostatok času a nesústredenú myseľ poznáme všetci. Ako sa zbaviť chaosu a definitívne si urobiť poriadok vo všetkých oblastiach života, ale aj to, prečo nestačí bilancovať len na konci roka, poradí kedysi výskumník a vrcholový manažér, dnes konzultant a kouč metódy Getting Things Done (GTD) Štefan Godó.
Upratať si v povinnostiach aj v mysli sa výskumník Štefan Godó rozhodol, keď dvakrát nechtiac zopakoval tú istú sériu pokusov. V rámci takpovediac mentálneho upratovania absolvoval niekoľko kurzov, preštudoval a vyskúšal azda všetky v tom čase dostupné knihy zamerané na časový management. Až pred 15 rokmi natrafil na systém Getting Things Done, čo by sme mohli voľne preložiť ako „mať všetko hotové“.
Z výskumníka sa medzičasom stal manažér v priemyselne orientovanom korporáte, ktorý mal pod sebou niekoľko oddelení a približne osem desiatok zamestnancov. „Potreboval som pracovať systematicky, kariérne som rástol a práce pribúdalo, potreboval som si rozšíriť vzdelanie štúdiom na zahraničnej univerzite. Doma sme mali jedno dieťa a ďalšie dve na ceste. Do toho sme začali stavať dom,“ opisuje život plný výziev v práci a súkromí.
Dnes je Štefan Godó jedným z dvoch aktívnych certifikovaných lektorov metódy Getting Things Done pre slovenský aj český trh. „Praktické veci som začal implementovať z knižky, vtedy ešte žiadne kurzy u nás neexistovali. Princípy zo stoviek strán tejto encyklopédie som si postupne asi dva roky zavádzal do života. Veci som začal mať pod kontrolou, bol som pokojnejší a zároveň veľmi produktívny. Domov som väčšinou odchádzal po ôsmich až deviatich hodinách práce a prakticky vždy so spracovanou mailovou schránkou,“ spomína s tým, že neskôr absolvoval samotný kurz a trénerskú certifikáciu.
Ako teda na poriadok v hlave a povinnostiach?
Metóda spočíva v univerzálnej postupnosti krokov, ktorú robíme dookola a väčšinou podvedome. „Ide o príjem informácií, rozhodnutie, čo s nimi, akciu a napokon výsledok, ktoré si môžeme predstaviť ako akési mentálne potrubie. Naši starí rodičia túto postupnosť krokov absolvovali denne možno tucetkrát. Na to im stačila hlava, maximálne diár,“ približuje Štefan Godó.
Technologický pokrok spôsobil, že dnes tento cyklus absolvujeme aj 100-krát častejšie. „Potreba spracovať haldu e-mailov a správ, urobiť niekoľko stoviek rýchlych rozhodnutí, nutnosť odložiť tucty dôležitých akcií na neskôr a aj si vo vhodnom momente vybrať a urobiť z dávnejšie uložených tie najdôležitejšie, vytvorila informačnú lavínu. A na jej zvládnutie už treba mať vhodné nástroje a návyky. Ak ich nemáme naše mentálne potrubie sa upchá,“ upozorňuje Godó.
Keď je človek schopný dobre manažovať sám seba, až vtedy dokáže manažovať aj iných, hovorí Godó. Foto: archív Štefana Godóa
Keď je človek schopný dobre manažovať sám seba, až vtedy dokáže manažovať aj iných, hovorí Godó. Foto: archív Štefana Godóa
Ako teda na správne vyťažovanie mentálnej kapacity? Tu je päť inšpirácií z metódy Getting Things Done, ktoré vám pomôžu zvládať množstvo úloh s väčšou ľahkosťou.
1. Podnety zbierajte vedome mimo hlavy.
Uvedomte si, cez aké kanály k vám prúdia informácie a vytvorte si toľko zberných miest, koľko potrebujete. Ani viac, ani menej. Napadajú vám myšlienky v sprche, na prechádzke alebo počas šoférovania? Buďte pripravení si ich zaznamenať na papier, do počítača či na diktafón – je to na vás.
Jednoducho povedané, čokoľvek vám napadne 2-krát, to si určite zapíšte. Všetko relevantné, čo púta vašu pozornosť, by ste mali mať zachytené aj inde ako len v pamäti.
2. Pozbierané podnety si čo najskôr ujasnite.
Ak sú tieto informácie či nápady relevantné, transformujte ich na niečo vykonateľné alebo uložte na neskoršie použitie. Ak nie sú, zbavte sa ich.
Uplatnite zároveň princíp rozhodovania sa vtedy, keď môžete, nie keď už nutne musíte. Zníži to stres a zvýši kvalitu rozhodnutí.
3. Správne načasovanie je kľúčové alebo rozdiel medzi „kedy“ a „keď“.
„Ak máte päť vecí, zapamätáte si ich, ale pri stovke? A pri dva týždne starých veciach? Nemáte šancu,“ myslí si Štefan Godó. „Ak viete, kedy chcete danú vec vykonať, dajte si pripomienku do kalendára.“
Keď idete na nákup, prirodzene siahnete po nákupnom zozname, ktorý ste si vytvárali uplynulé dni. Podobný princíp uplatňujte aj v ostatných oblastiach života. Potrebujete sa napríklad rozprávať so šéfom a on sa zrazu objaví vo dverách? Buďte pripravení a majte všetko, čo s ním potrebujete prebrať, zhromaždené na jednom mieste. Metóda Getting Things Done to nazýva kontextové zoznamy.
4. Bilancujte pravidelne, aby ste si udržali nadhľad.
Bilancovať nestačí len raz ročne, napríklad na konci roka. Život sa hýbe rýchlo, dôležitá je preto týždenná pravidelnosť, aby ste v prípade potreby korigovali svoje smerovanie. Keď kontrolujete kalendár, obzrite sa minimálne týždeň vzad a dva týždne dopredu. Ak máte niektoré veci zapásané aj mimo kalendára, nezabudnite skontrolovať aj tie.
„Musíme mať mentálny priestor, aby sme mohli myslieť a byť kreatívni,“ vraví Godó. Foto: archív Štefana Godóa
5. Deň začínajte mikroprehľadom, nie e-mailmi.
Ak sa hneď ráno rovno pustíte do riešenia e-mailov, spadáte do operatívy a strácate nadhľad. Na začiatku dňa venujte dve minúty svojmu kalendáru. Ten sumarizuje vaše najdôležitejšie záväzky a dohody voči iným i sebe samému.
Najskôr si uvedomte, čo v kalendári máte zapísané, a hneď potom, koľko voľného miesta vám medzi zapísanými udalosťami ostáva. Ak máte kalendár plný, po ďalších „to do listoch“ nesiahajte. Naopak, ak sa napr. stretnutie zruší, vtedy si zo zoznamu povinností vyberte, čomu sa budete venovať. A to budete schopní urobiť vtedy, ak budete všetky ostatné kroky robiť konzistentne a vaše zoznamy budete udržiavať aktuálne.
Kto je Štefan Godó?
Pôsobil vo vrcholovom vedení Slovnaftu ako riaditeľ technologického rozvoja spoločnosti a ako hlavný technológ bol aj vo vedení jeho dcérskych spoločností. Pred zhruba tromi rokmi vymenil úspešnú kariéru v korporáte za konzultačnú a koučovaciu činnosť v oblasti osobnej a tímovej produktivity metódou Getting Things Done. K jeho klientom patria predovšetkým manažéri a vysokopostavení ľudia v korporátnych spoločnostiach, ale aj študenti či mimovládne organizácie. Jeho snom je dostať túto metódu aj do škôl a zaviesť ju medzi čo najviac pedagógov i žiakov, naučiť ich psychohygiene a poriadku v živote.
